Täydellisessä maailmassa lineaarijärjestelmän komponenttitilauksesi toimitetaan ajoissa, ehjänä ja eritelmän mukaisesti. Mutta todellisuudessa kukaan ei ole erehtymätön. Vahinkoja sattuu ja tilaus voi olla epätäydellinen, vaurioitunut tai virheellinen. Tätä tapahtuu kaikille, olivatpa he kuinka tarkkoja ja laatutietoisia tahansa. Siksi on tärkeää, että tiedät, miten toimittajasi käsittelee reklamaatioita. Yritysten välillä voi nimittäin olla suuria eroja ja tällä voi olla merkittävä vaikutus siihen, miten hyvin pystyt täyttämään asiakkaillenne antamat lupaukset.
Hyvin hoidettu reklamaatio on kullan arvoinen
Se että voit luottaa toimitusilmoitukseen ja että logistiikka toimii, on olennaisen tärkeää, jotta voit pysyä aikataulussa. Siksi useimmat toimittajat näkevät paljon vaivaa välttääkseen virheitä ja viivästyksiä. Mutta joskus sattuu onnettomuuksia tai tehdään virheitä. Tilasit 100 kuularuuvia, mutta pakkauksessa olikin vain 70. Tai kolme niistä oli väärän pituisia.
Kaikki tekevät virheitä, joten kannattaa selvittää, miten yritykset käsittelevät reklamaatioita. Hyvä toimitus on tietenkin täysin virheetön. Mutta jos jokin menee pieleen, hyvin hoidettu reklamaatio voi vahvistaa luottamusta toimittajaasi kohtaan.
Kaiken onnistuneen reklamaatiokäsittelyn takana on viestintä. Haluat vastauksen siihen, miten ongelma ratkaistaan ja milloin se on ratkaistu. Et halua viettää aikaa puhelinjonossa tai tulla kyseenalaistetuksi. Päinvastoin, haluat että myyjäsi toimii ennakoivasti ja ottaa yhteyttä heti, kun tapahtuu jotain, joka voi aiheuttaa muutoksen. Koska kun olet ilmoittanut toimituspäivän organisaatiollesi ja asiakkaalle, haluat myös tiedottaa muutoksista mahdollisimman pian. Tämä edellyttää, että saat toimittajaltasi nopeaa palautetta. Viestinnän on oltava selkeää, nopeaa, rehellistä ja avointa.
Mistä tiedän, miten reklamaatio käsitellään?
Miten yritys käsittelee reklamaatioita, ei tietenkään ole helppoa tietää etukäteen. Sitähän ei voi kysyä yritykseltä itseltään, sillä he tietenkin vakuuttavat, että heidän reklamaatiokäsittelynsä on nopeaa ja ennakoivaa.
Mutta voit usein vaistota sen, kun olet ollut yhteydessä yritykseen muutamaan otteeseen. Aloita lähettämällä hintakysely tai tarjouspyyntö. Pikainen vastaus ja kiinnostus yritystäsi kohtaan on merkki siitä, että yritys on nopea ja palveluhenkinen. Tämä todennäköisesti koskee myös mahdollisia reklamaatioita.
Voit myös kysellä, jos jollain omassa verkostossasi on kokemuksia yrityksestä. Yleensä se selviää varsin nopeasti, jos yritys todella vastaa lupauksiaan.
Valitse toimittaja, joka ymmärtää reklamaatiokäsittelyn tärkeyden
Toinen tärkeä tekijä on, miten yritys työskentelee valmistajien kanssa. Jotkut yritykset ohjaavat kaikkien ulkopuolisten valmistajien komponentit oman toimintansa kautta tilaajalle. Näin he voivat valvoa laatua ja että kaikki on kunnossa. Heillä on myös valmiina käytäntö, jossa tuotantohenkilöstö hälyttää, ellei toimitettavan tavaran laatu täytä vaatimuksia.
Joillakin yrityksillä on myös erityinen osasto, jonka ainoana tehtävänä on käsitellä reklamaatioita mahdollisimman nopeasti. Se ei välttämättä tarkoita, että he tekevät enemmän virheitä kuin muut, vaan pikemminkin, että he ottavat ongelmat tosissaan.
Mutta kaikkein tärkeintä on toimittajasi asenne. Ymmärtävätkö he, että tarvitset komponentteja ja että sinulla on asiakas, jonka haluat pitää tyytyväisenä? Luottavatko he sinuun vai kyseenalaistavatko he sinua?
Yritys, joka hoitaa reklamaationsa hyvin, haluaa ennen kaikkea auttaa sinua. He panostavat tilanteen ratkaisemiseksi niin, että voit pitää asiakkaallesi antamat lupaukset.
